Een complete IT-transformatie in een landelijke zorginstelling, zonder werkuitval? Bij MoleMann lukte het. In één weekend migreerde de GGZ-instelling naar een volledig nieuwe, veilige en moderne IT-omgeving. "Op maandagochtend kon iedereen gewoon aan het werk. Dat is een enorme prestatie," vertelt Marc Faber, Manager Bedrijfsvoering & Innovatie.
MoleMann is een middelgrote GGZ-instelling met 17 vestigingen door heel Nederland. De organisatie biedt laagdrempelige en persoonlijke psychologische en psychiatrische zorg. Kleinschaligheid staat centraal, zodat behandelaren autonoom kunnen werken en cliënten zich gehoord en gezien voelen. “Het is belangrijk dat zorgverleners prettig kunnen werken en dat zij zich niet druk hoeven te maken over praktische zaken, zoals bijvoorbeeld onze IT-omgeving.” Aldus Marc Faber over zijn rol.
"Toen ik een jaar geleden bij MoleMann kwam werken was onze IT-omgeving verouderd en niet meer toekomstbestendig," legt Marc uit. “Bovendien waren er aandachtspunten op het gebied van security. Als zorginstelling werken we met cliëntdossiers en moeten we – terecht - voldoen aan de strengste regelgeving, zoals onder andere de AVG, de NIS2 en de Wvggz.”
Omdat Marc wilde weten waar hij precies mee te maken had, liet hij eerst een PEN-test doen. Dit bracht de beveiligingsrisico’s in kaart. "Daaruit bleek dat we snel actie moesten ondernemen. We wilden daarbij niet enkel veilige, maar ook een gebruiksvriendelijke oplossing."
(Tekst gaat verder onder de afbeelding)
MoleMann wilde overstappen naar Microsoft 365 en ging op zoek naar de best passende IT-partij. Marc: "VX heeft veel ervaring met Microsoft 365 en een goede reputatie op het gebied van security. Daarbij wilden we bewust een niet al te grote IT-partner, om te voorkomen we dat we een nummer zouden worden. Dat persoonlijke en betrokken contact vinden we erg belangrijk. VX Company kon dat bieden en had een goed verhaal. Het contact was ook meteen prettig en ontspannen."
De overstap naar Microsoft 365 betekende een grootschalige verandering: "We hebben niet alleen alle data en accounts gemigreerd, maar ook nieuwe devices uitgerold, de autorisatiestructuur aangescherpt en het beheer efficiënter ingericht. De maandag na de migratie was er op alle 17 vestigingen ondersteuning vanuit VX of MoleMann aanwezig. Hierdoor was er overal een aanspreekpunt voor vragen en konden kleine issues direct opgepakt worden.”
"Het was een enorme operatie, maar in 3 maanden na de start was de hele migratie afgerond," vertelt Marc. "In één weekend hebben we alles overgezet, en op maandagochtend kon iedereen gewoon aan het werk. Dat is echt een hele prestatie!” Natuurlijk brengt een grote transitie altijd kleine optimalisaties met zich mee. "We lopen nu nog tegen de laatste details aan op individueel niveau. Dat moeten we oplossen, maar 99% staat. Van hieruit gaan we verder bouwen.
(Tekst gaat verder onder de afbeelding)
Marc: “We hebben nu een stabiele en veilige IT-omgeving. Van daaruit willen we ons richten op security awareness binnen de organisatie en op verdere innovatie. Zo willen we onder andere de verslaglegging door onze zorgprofessionals efficiënter maken met behulp van AI. Onze behandelaren besteden nu namelijk veel tijd aan verslaglegging. Als we dat proces kunnen vereenvoudigen, kunnen zij meer tijd besteden aan hun kerntaak: de zorg voor cliënten. Dit soort stappen zijn nu mogelijk, door de stabiele en veilige basisomgeving die we nu hebben. We hebben al veel bereikt, maar we hebben nog genoeg te doen!"
Wil je meer weten over hoe VX Company jouw IT-omgeving veiliger, efficiënter en gebruiksvriendelijker kan maken? Neem contact op en ontdek de mogelijkheden.
