Tips voor slim en veilig Microsoft Teams gebruik
Microsoft Teams is het samenwerkingsplatform binnen Office365 waarop alle communicatie samenkomt. Alle Office365 applicaties zijn volledig geïntegreerd in Teams. De documenten die in Word, Excel en Powerpoint worden opgesteld, kunnen heel eenvoudig in Teams gedeeld worden.Door eenvoudig bestanden te delen maar ook via chatten, bellen en vergaderen, kan men altijd en overal samenwerken.
We zien dat steeds meer organisaties kiezen voor Microsoft Teams. Microsoft maakt delen makkelijk. Door de intuïtieve werking van Teams kunnen gesprekken en documenten makkelijk en snel worden opgeslagen. Maar ook teruggevonden. Alleen hoe zorg je nu voor een efficiënte en veilige samenwerking met Microsoft Teams? Wij hebben een aantal tips voor je op een rijtje gezet.
Breng je teams in kaart - Tip 1
Breng in kaart welke samenwerkingsverbanden, dus teams, er in je bedrijf aanwezig zijn. Wie werken er aan hetzelfde project? Bestaan deze teams enkel uit mensen binnen je organisatie of wordt er ook samengewerkt met mensen buiten je organisatie?
Het is namelijk mogelijk om gasten toe te voegen aan Teams. Dit vraagt echter wel om zorgvuldigheid. Zorg dat men intern op de hoogte is van externe deelnemers in een Team. Dit om de veiligheid van interne documenten te bewaken.
Leg een werk en rechtenstructuur aan - Tip 2
Een gevaar van het werken met veel Teams is dat je het overzicht kwijt raakt. Maak daarom duidelijke afspraken binnen je organisatie. Denk bijvoorbeeld aan:
>> Wie heeft toegangs- en beheerrechten voor Microsoft Teams?
>> Naamconventies; dit geldt voor de Teamnamen, documenten, de kanalen en de tabbladen.
>> Team eigenaren; geef ieder Team twee eigenaren. Mocht een van de eigenaren niet aanwezig zijn of vertrekken, dan is er altijd iemand die het Team over kan nemen.
>> Hoe en waar worden documenten opgeslagen, gearchiveerd of verwijder?
>> Wat deel je met wie?
Houd je aan de Microsoft conversatieregels - Tip 3
Ook is het fijn wanneer er binnen de chat een bepaalde overzichtelijkheid gegarandeerd kan worden. Daarom heeft Microsoft Teams een aantal conversatieregels opgesteld. Denk hierbij aan:
>> Wanneer je het ergens mee eens bent, klik je op het 'duimpje'
>> Wanneer je iemand persoonlijk aanspreekt, start je bericht dan met '@' en dan de naam van de persoon of Team.
>> Selecteer '!' wanneer iets belangrijk is
>> Antwoord op het juiste bericht en blijf netjes en to the point
Hoe ga ik dit alles realiseren?
We snappen dat het aanleggen van een werk en rechtenstructuur een ingewikkeld proces is. In tegenstelling wellicht tot het in kaart brengen van de teams en de online omgangsvormen. Wij zijn van mening dat eenduidige structuren nodig zijn om mensen beter te laten samenwerken.
Daarom reiken wij graag de handvaten aan voor begeleiding in het databeheer en samenwerking. Uiteraard bedenken wij deze structuren niet zelf. Wie kent de bedrijfsinformatie immers het beste? Precies. Daarom doen wij dit graag in samenwerking met jullie.
Meer weten? Neem contact met ons op! Wij komen graag langs voor een vrijblijvend gesprek.
