De infodump-methode: afspaken uitwerken met spraak

Na een klantbezoek, overleg, of functioneringsgesprek zit je hoofd vaak nog vol met informatie, ideeën, losse notities en afspraken. Misschien werk je dit gewoonlijk uit in een document, of je mailt jezelf een paar steekwoorden. Met de spraakfunctie in Copilot kun je afspraken natuurlijker en met minder moeite uitwerken, doordat je jouw gedachten(flarden) en ideeën inspreekt zoals ze in je hoofd zitten. Copilot zet jouw gesproken input daarna om in een gestructureerd document: een helder overzicht, een verslag, of een lijst met acties.

Waarom spreken in plaats van typen?
Wanneer je iets uitschrijft, ben je tegelijk bezig met het formuleren, structureren en corrigeren. Dat kost energie en vertraagt het proces, zeker als je hoofd al vol zit na de meeting.

Spreken werkt op zo’n moment natuurlijker: je kunt beginnen waar je wilt, zonder perfecte zinnen. Tijdens het praten orden je automatisch je gedachten en ontstaan vaak nieuwe inzichten. Juist daardoor wordt je informatie completer. Doordat je het met deze werkwijze eigenlijk niet fout kunt doen, kost het uitwerken van je afspraak weinig energie. Dit verlaagt de drempel, waardoor de kans groter is dat je het daadwerkelijk doet, ook op drukke dagen.

Zo werkt de infodump-methode
Stap 1:
Open Copilot, bijvoorbeeld in Word of via de chatfunctie binnen Microsoft 365. In het invoerveld zie je meestal een microfoon-icoon. Klik daarop om de spraakfunctie te starten. Vertel daarna gewoon wat er in je opkomt, bijvoorbeeld:

• Met wie en waarom had je de afspraak?
• Wat is er besproken?
• Wat viel je op?
• Welke afspraken zijn gemaakt?
• Waarover twijfel je nog?
• Welke acties zie je voor jezelf of voor anderen?

Je hoeft dit niet strak te structureren. Het mag onvolledig en rommelig zijn. Je mag naar je woorden zoeken, ergens op terugkomen, iets letterlijk dicteren, of juist flarden van gedachten delen. Copilot helpt je daarna met ordenen en aanvullen.

Stap 2:
Na deze eerste stap kun je Copilot actief laten meedenken. Vraag bijvoorbeeld:

• Welke informatie ontbreekt nog om dit compleet te maken?
• Welke acties zijn nog niet concreet genoeg?
• Welke vragen zou ik nog moeten beantwoorden?

Zo wordt je verslag scherper en vollediger, zonder extra denkwerk.

Stap 3:
Vervolgens kun je Copilot een opdracht geven, zoals:

• Maak een gestructureerde samenvatting
• Genereer notulen met duidelijke kopjes
• Stel een overzichtelijke actielijst op
• Maak een lijst met besluiten en de belangrijkste inzichten
• Geef de prioriteiten aan
• Maak een conceptmail op basis van mijn notities voor persoon X of Y
• Stel een logisch moment voor een vervolgafspraak voor en doe een voorstel voor mijn agenda

Ook dit kan je allemaal regelen met je spraakfunctie. Je hoeft nog steeds niets te typen.